Deine Mission:

In deiner Rolle als Assistenz beseitigst du Engpässe und übernimmst wesentliche Aufgaben für unseren Geschäftsführer Niklas Massing. So kann er sich auf seine strategischen Aufgaben konzentrieren und bleibt frei von unnötigem Stress und Ablenkungen.

Durch deine gezielte Unterstützung schaffst du einen Flow aus sorgfältiger Koordination, effektiven Zeitplänen, sowie verbesserter Kommunikation und sorgst dadurch für einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Wichtigste Erfolgs-KPI:

• Freigewordene Zeit im Kalender des Geschäftsführers
• Einhaltung von Fristen für Aufgaben, die für den Geschäftsführer wichtig sind
• Verringerung der Kontaktpunkte des Geschäftsführers mit nicht-strategischen Aufgaben
• Anzahl der proaktiven Problemerkennung und -lösung pro Monat

Klare Verantwortlichkeiten:

Als Teil unserer Führungsebene bist du die „rechte Hand“ vom Geschäftsführer und unterstützt ihn in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

• Tägliche Besprechungen/asynchrone Kommunikation mit dem Geschäftsführer zur Erörterung wichtiger Fragen, die behandelt werden müssen
• Bearbeitung eingehender Anrufe, Beantwortung von Nachrichten und E-Mails:
  • Weiterleitung der Mindestanzahl eingehender Anfragen an den Geschäftsführer
  • Angemessene und selbständige Bewältigung aller auftretenden Herausforderungen.
• Bearbeitung von verschiedenen Aufgaben
  • So schnell wie möglich und mit Liebe zum Detail
  • 1-3-1-Regel: Wenn du EINE Herausforderung hast, mache mindestens DREI gut durchdachte Lösungsvorschläge und wähle EINE bevorzugte Lösung.
  • Erstelle und verwalte Aufgaben in unserem Projektmanagement-Tool nach Wichtigkeit und Priorität
• Einstellungsgespräche
  • Erster Kontakt mit potenziellen Kandidaten
  • Weiterleitung der Mindestanzahl von A-Playern an den Geschäftsführer durch unser Hiring System
• Management des täglichen Lebens des Geschäftsführers
  • Planung und Koordinierung von Reisen, Buchung von Hotels, Flügen usw.
  • Verwaltung und Planung des Kalenders des Geschäftsführers
  • Arrangieren von Meetings
  • Koordinierung zwischen den Abteilungen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
• Erstellung von Dokumenten und SOP's
• Aufbereitung wichtiger Daten, um strategische Entscheidungen treffen zu können

Das steckt in dir:

• Berufserfahrung: +2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einem solchen Bereich; du bist mit E-Commerce und digitalen Prozessen vertraut.
• Ausgezeichnete Organisations- und Planungsfähigkeit: Du planst, organisierst, terminierst und budgetierst auf effiziente und produktive Weise. Außerdem konzentrierst du dich auf die wichtigsten Prioritäten und lässt dich nicht ablenken.
• Effizienz: Du bist in der Lage, mit minimalem Aufwand einen hohen Output zu erzielen.
• Struktur: Du liebst es, den Überblick über das Chaos zu behalten, bleibst ruhig und schaffst es schnell, Ordnung in das Chaos zu bringen.
• Zuverlässigkeit & Ownership: Du bewegest dich schnell und äußerst eine starke Meinung, ohne zu hart zu sein und hältst dich an mündliche und schriftliche Vereinbarungen, ohne Rücksicht auf persönliche Kosten.
• Auffassungsgabe: Du lernst schnell und kannst neue Informationen zeitnah und kompetent verstehen und aufnehmen.
• Aufmerksamkeit für Details: Du lässt keine wichtigen Details aus den Augen. 
• Beharrlichkeit: Du akzeptierst kein „Nein“ und lässt dich nicht unterkriegen, sondern fragst so lange, bis du bekommst, was du brauchst.
• Proaktivität: Du handelst, ohne dass man es dir sagt, was du tun sollest. Du bringst neue Ideen in das Unternehmen ein. Du handelst proaktiv und sorgst dafür, dass zukünftige Probleme im Voraus verhindert werden - nicht erst, wenn es zu spät ist.
• Gelassenheit unter Druck: Du hältst deine Leistung auch unter großem Druck oder Stress aufrecht.
• Kein Ego: Keine Aufgabe ist unter deiner Würde. Du stürzt dich in die Arbeit, besonders wenn es um scheinbar unbedeutende Aufgaben geht.

Beispielhafte Tagesroutine:

• Du beginnst deinen Tag damit, den Kalender von Niklas Massing zu organisieren, Nachrichten und E-Mails zu überprüfen. Du planst den Tag auf der Grundlage einer klaren Struktur und unserer Prioritäten.
• Danach folgt unser persönlichen Daily Check-In, um den Tagesplan zu besprechen und die Prioritäten abzustimmen.
• Die erste Hälfte des Tages ist für 3 Hauptbereiche vorgesehen: Kommunikationsmanagement, Strategiesitzungen und Aufgabenerledigung: 
  • Du verbringst den Vormittag damit, die Kommunikation zu managen, Berichte vorzubereiten und die Koordination zwischen den Abteilungen zu erleichtern.
  • Du bereitest dich auch auf Strategiesitzungen vor und nimmst an ihnen teil, wobei du die wichtigsten Punkte und Aktionsschritte dokumentierst. 
  • Du bearbeitest alle eingehenden Anrufe und E-Mails und leitest nur minimale Anfragen an Niklas weiter. Du löst selbstständig Herausforderungen unter Anwendung der 1-3-1-Regel (eine Herausforderung, drei Vorschläge, eine bevorzugte Lösung).
• Die Mittagspause ist die beste Zeit, um sich mit Kollegen auszutauschen und Einblicke in verschiedene Abteilungen zu gewinnen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um neue Energie zu tanken und die Beziehungen innerhalb des Unternehmens zu pflegen.
• Mit einem kalten Getränk aus dem Kühlschrank widmest du dich am Nachmittag strategischen Projekten/Aufgaben und hilfst bei den Vorbereitungen für anstehende Geschäftsbesprechungen oder Präsentationen. 
• Danach kümmerst du dich um persönliche Arrangements und planst Veranstaltungen für den Abend und sorgst dafür, dass die Verpflichtungen des Geschäftsführers nach Feierabend gut organisiert sind.
• Bevor du den Tag beendest, überwachst und aktualisierst du die Aufgaben im Projektmanagement-Tool und vereinbartet noch ein paar Einstellungsgespräche und nimmst den ersten Kontakt mit potenziellen Kandidaten auf.
• Am Ende des Tages überprüfst du, ob alle Aufgaben erledigt wurden und stellst sicher, dass der Zeitplan und die Prioritäten des Geschäftsführers für den nächsten Tag festgelegt sind. 

Deine nächsten Schritte:

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